Bitte beachten Sie: Wir benötigen bei einigen Formularen Ihre und die Unterschrift Ihres Mitarbeiters / Ihrer Mitarbeiterin. Das ausgefüllte und unterschriebene Formular scannen Sie dann bitte ein und senden es uns per E-Mail – ganz retro per Fax – oder über Unternehmen Online.
Sofortmeldungen für Arbeitgeber
Arbeitgebende Unternehmen müssen den Kranken- und Pflegekassen, den Rentenversicherungsträgern und der Bundesagentur für Arbeit über ihre Beschäftigten Meldung erstatten. Diese Informationen dienen beispielsweise dazu, die Ansprüche der Beschäftigten gegenüber den zuständigen Versicherungsträgern sicherzustellen. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Internetseite der Deutschen Rentenversicherung.
Es sind allerdings nicht alle Arbeitgebenden verpflichtet eine Sofortmeldung abzugeben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, informieren Sie sich auf der Internetseite der Deutschen Rentenversicherung.
Sofortmeldung bei GKVNET selbst erstellen und senden
Benötigen Sie außerhalb unserer Öffnungszeiten eine Sofortmeldung, so können Sie diese über die Website der Sozialversicherung selbst erstellen.
Achtung: Die Registrierung ist ziemlich zeitintensiv – schließen Sie diese also zeitig ab!
- Registrieren Sie sich auf der Website der Steuerverwaltung: https://www.elster.de/eportal/start
- Sobald Sie Ihre Zugangsdaten haben, können Sie sich auf der Website der Sozialversicherung registrieren: https://app.sv-meldeportal.de/de/login
- Sobald Sie auch hier die Daten erhalten haben, können Sie Meldungen auf der Website der Sozialversicherung abgeben. Gehen sie dafür auf „Formulare“ > „Sofortmeldung“ > „20 Sofortmeldung“ > Wählen Sie Ihre Firma aus und tragen Sie alle notwendigen Daten ein.
Sollte Ihnen das zu kompliziert sein, gibt es auch eine Möglichkeit, die Sofortmeldungen über Unternehmen Online zu erstellen. Sprechen Sie dafür Ihre Lohn-Sachbearbeiterin oder Ihren Lohn-Sachbearbeiter an.
Online-Formular Sofortmeldung
Personalfragebögen für neue Mitarbeitende / Stammdaten
Minijobber:in (auf 603-Euro-Basis)
Auch für Minijobber:innen müssen Arbeitgebende Stammdatenformulare ausfüllen. Dazu gehören der Personalfragebogen Minijob sowie die sogenannte vorausschauende Betrachtung.
Bitte beachten Sie: Wir benötigen dieses Formularen mit Ihrer und der Unterschrift Ihres Mitarbeiters / Ihrer Mitarbeiterin. Das ausgefüllte und unterschriebene Formular scannen Sie dann bitte ein und senden es uns per E-Mail – ganz retro per Fax – oder über Unternehmen Online.
Studierende
Auch für Studierende als Minijobber:innen oder Werkstudent:innen müssen Arbeitgebende Stammdatenformulare ausfüllen. Dazu gehören nicht nur die entsprechenden Personalfragebögen, sondern auch die sogenannte vorausschauende Betrachtung (Formular hier zum Download).
Bitte beachten Sie: Wir benötigen diese Formulare mit Ihrer und der Unterschrift Ihres Mitarbeiters / Ihrer Mitarbeiterin. Das ausgefüllte und unterschriebene Formular scannen Sie dann bitte ein und senden es uns per E-Mail – ganz retro per Fax – oder über Unternehmen Online.
Personalfragebogen für Studierende mit Minijob
(Studierende mit einem maximalen monatlichen Gehalt von 603 €)
Personalfragebogen für Werkstudent:innen
(Studierende mit einem monatlichen Gehalt von mehr als 603 €)
Kurzfristig Beschäftigte
Ihr Arbeitgeber kann sich zur abschließenden Beurteilung der kurzfristigen Beschäftigung an den zuständigen Lohnsachbearbeiter oder die zuständige Lohnsachbearbeiterin bei Oettinger & Coll. wenden.
Auszubildende
Für Auszubildende müssen Arbeitgebende ebenfalls Stammdatenformulare ausfüllen. Neben den anderen relevanten Daten wird hier unter anderem das Ausbildungsgehalt für jedes Ausbildungsjahr eingetragen sowie das voraussichtliche Ende der Ausbildung.
Arbeitnehmer aus dem Ausland
Personalfragebogen für Angestellte, die einen Wohnsitz im Ausland haben oder aus dem Ausland zugezogen sind.
Wenn Ihr:e Mitarbeiter:in noch keine Steuer ID hat, muss diese noch beantragt werden. Das können Sie direkt online beim Bundesministerium der Finanzen machen unter diesem Link machen.
Alle anderen (Festanstellung)
Personalfragebogen für Angestellte mit einem monatlichen Gehalt von mehr als 603 €
Änderungen im Arbeitsverhältnis
Kündigung
Wer hat wann und wie gekündigt? Diese Informationen sind unter anderem wichtig, damit wir die richtigen Arbeitsbescheinigungen erstellen können.
Fragebogen zur Kündigung eines Arbeitsverhältnisses
Wechsel der Krankenkasse
Wenn Ihre Arbeitnehmer:innen die Krankenversicherung wechseln, ist dies deren eigene Entscheidung. Aber auch für Sie als Arbeitgebendes Unternehmen gibt es dabei einiges zu beachten. Unter anderem benötigen wir zeitnah alle Informationen über den Wechsel. Das Infoblatt bietet Ihnen einen ersten Überblick.
Dauerhafte Änderungen im Arbeitsverhältnis
Nachtrag Arbeitsvertrag
Sollten sich im Arbeitsverhältnis dauerhafte Änderungen ergeben, so können diese schriftlich mit einem Nachtrag zum Arbeitsvertrag festgehalten werden.
Sollten Sie so einen Fall haben oder sich nicht sicher sein, so stellen wir gerne einen Kontakt mit einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht für Sie her.
Jahreswechsel
Zum Jahreswechsel gibt es viel zu beachten. Besonders wichtig: Überprüfen Sie, ob Ihre Mitarbeitenden noch in die im Vorjahr angegebene Sozialversicherungs- und Lohnsteuerkategorien passen. Beispiel: Trifft die Einstufung als Minijob noch zu? Befindet sich jemand noch in der Gleitzone?
Zum Jahreswechsel können Sie sich entscheiden, welchen Erstattungssatz einer Krankenkasse Sie wählen.
Wir informieren Sie über Änderungen im Rahmen unseres Jahreswechselschreibens jeweils bis spätestens Januar eines jeden Jahres.
Sonstige Formulare und Ausfüllhilfen für Arbeitgeber
Arbeitszeiterfassung
Um sicherzustellen, dass Arbeitnehmer:innen tatsächlich für jede Arbeitsstunde bezahlt werden, sind alle Arbeitgebenden verpflichtet, die Arbeitszeiten zu notieren (Dokumentationspflicht).
Für die Zeiterfassung stellen wir Ihnen ein Excel-Formular zur Verfügung. Auf dem Tabellenblatt „Anleitung“ finden Sie einen kurzen Leitfaden zur Funktionsweise.
Alternativ können Sie auch die kostenlose App des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales verwenden.
Vorausschauende Betrachtung
Die Vorausschauende Betrachtung ist zum Anfang eines jeden Jahres bzw. zum Beginn einer Beschäftigung auszufüllen.
Firmenwagen
Fragebogen für die Nutzung eines Firmenwagens durch Arbeitnehmer
Firmenfahrrad
Fragebogen für die Nutzung eines Firmenfahrrads/E-Bikes durch Arbeitnehmer
A1-Bescheinigung
Fragebogen für das Entsenden von Mitarbeitenden in EU/EFTA-Staaten
