Es gibt viele Fragen rund um Lohnsteuerklassen, Minijob, Gehalt, digitale Steuerberatung und Datenschutz. Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen.*
Sie haben weitere Fragen? Die beantworten wir Ihnen auch gerne persönlich.
Was mache ich, wenn ich Fragen habe?
Zu den Öffnungszeiten der Kanzlei (oder nach Verabredung) rufen Sie uns einfach an oder starten Sie einen Live-Chat. Ansonsten helfen wir Ihnen immer gerne auch per E-Mail weiter.
Telefon 08151/65 180-0
E-Mail: info@oettinger-coll.de
Datenschutz
Ganz klar: Bei einem so sensiblen und persönlinchen Thema wie Finanzen, Unternehmenskennzahlen und Steuerdaten möchten Sie sicher gehen, dass Ihre Daten umfassend geschützt sind.
Die Oettinger & Coll. GmbH Steuerberatungsgesellschaft ist nach DIN EN ISO 9001 auditiert und zertifiziert. Das heißt auch, dass unsere Datenschutzvorkehrungen genauestens unter die Lupe genommen und für gut befunden worden sind.
Wenn es um die Abwicklung der digitalen Buchführung und der digitalen Lohnhaltung geht, sorgen drei Säulen für die Sicherheit:
1. Professionelle Rechenzentren mit Firewalls und Backuplösungen
Oettinger & Coll. nutzt die Rechenzentren der DATEV, die strengste Sicherheitsstandards erfüllen. Die umfassenden und professionellen Sicherheitsvorkehrungen der Datev sind in jedem Falle höher als die von Unternehmen.
2. Upload-Technik mit professioneller Absicherung
Belege, Dokumente und Auswertungen tauschen Sie über die zertifizierte DATEV-Cloud aus – geschützt vor fremdem Zugriff. Mit „Datev SmartLogin“ loggen Sie sich via Smartphone per QR-Code-Scan ein.
3. Server-Standort Deutschland
Ihre Daten werden ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland verarbeitet und gespeichert. So bleibt jegliche Kommunikation innerhalb deutscher Grenzen.
Sind meine Unterlagen automatisch rechtssicher archiviert?
Ja, auf Wunsch erfolgt die Archivierung revisionssicher nach GoBD. Sie können jederzeit darauf zugreifen und Ihre Unterlagen im Büro so sortieren, wie es Ihnen entgegenkommt. Darüberhinaus sind Ihre Belege auch stets zur Hand, wenn eine Prüfung ansteht.
Was sollte ich beim Scannen von Belegen beachten?
Ziel ist es, beim Scannen ein möglichst kleines Dateiformat bei guter Lesbarkeit zu erhalten. Eine gescannte DIN-A4-Seite hat im Durchschnitt ein Volumen zwischen 50 und 100 KB.
Gute Erfahrungswerte bieten laut Datev:
Dateityp: TIF/TIFF (optional JPG, PDF)
Modus: schwarz-weiß
Auflösung: mindestens 200 dpi, bei Einsatz des Datev Buchungsassistent online 300 dpi
Um das Dateivolumen zu verringern, können die Bilddateien komprimiert oder kann die Bildauflösung (dpi) reduziert werden. Diese Maßnahmen können unter Umständen eine negative Auswirkung auf die Bildqualität haben. Stellen Sie deshalb sicher, dass das Belegbild in Belege online/Belegverwaltung online ohne Qualitätsverlust dargestellt wird.
Mehrseitige oder einseitige Dokumente hochladen?
Wenn ein Beleg aus mehreren Seiten besteht, sollten diese beim Scannen zu einer Datei zusammengefasst und gespeichert werden. Damit entfällt das nachträgliche Heften in Belege online/Belegverwaltung online. Seiten, die nicht zum gleichen Buchungsvorgang gehören, sollten jedoch in getrennte Dateien gescannt und gespeichert werden.
Was sollte ich beachten bei Bewirtungsbelegen?
Bewirtungsrechnungen sollten Sie vor dem Scannen oder Fotografieren beschriften. Der Grund dafür ist, dass Bewirtungsbelege immer noch händisch unterschrieben werden müssen.
Wie stelle ich meine Buchführung auf digital um?
Ist es schwierig, meine Buchführung auf digital umzustellen?
Nein. Wir sehen uns in Ruhe Ihre Prozesse an und erarbeiten gemeinsam eine Schritt-für-Schritt-Lösung. Sie werden sehen: der Umstieg ist viel einfacher als gedacht.
Welche Software brauche ich und wie richte ich sie ein?
Wir richten Ihnen entweder selbst oder über einen Systempartner vor Ort die Datev-Schnittstelle inklusive Scan-Prozess ein. Auch stehen wir Ihnen bei technischen Problemen oder Rückfragen jederzeit gerne zur Verfügung. In der Praxis ist das ganz einfach und schnell erledigt.
Welche Hardware brauche ich?
Sie benötigen einen Scanner und ein Smartphone. Bei der Einrichtung unterstützen wir Sie Schritt für Schritt.
Welche Voraussetzungen sollte der Scanner erfüllen?
Laut Datev sollte der Scanner in Verbindung mit der mitgelieferten Software folgende Eigenschaften haben:
- Scan-Geschwindigkeit ab 25 Blätter pro Minute (entspricht bei Duplex-Gerät ca. 40 gescannten Seiten pro Minute)
- Stapeleinzug (ADF), ca. 50 Blatt
- Format DIN A4, mit Option zum Einzug kleinerer Dokumente (z. B. Kassenbelege)
- Duplex-Scan (Scannen von Vorder- und Rückseite in einem Durchgang)
- Funktion zur Optimierung der Bildqualität (optional)
- Twain- oder ISIS-Schnittstelle
Wie kann ich auch beim Personalwesen von der Digitalisierung profitieren?
Von der bequemen Übermittlung der Lohndaten über die Freigabe von Gehaltszahlungen und den Versand der Abrechnungen an Arbeitnehmer bis zum digitalen Lohnarchiv bietet die digitale Lohnbuchhaltung smarte Lösungen.
Im Bereich Lohn können Sie mit der digitalen Vorerfassung selbständig Bewegungsdaten wie Lohnänderungen, Stundenaufzeichnungen, Boni, Urlaub oder Krankheit vornehmen. So verfügen wir stets über dieselben Daten und Informationen wie Sie. Sie können jederzeit und von überall auf Lohndaten und digitale Personalakten zugreifen. Ebenso können Ihre Mitarbeiter über persönliche Zugänge Gehaltsabrechnungen und Nachrichten abrufen.
Greifen die Vorteile der digitalen Steuerkanzlei auch bei der Einkommenssteuererklärung?
Ja, die Zusammenstellung und Übermittlung der Unterlagen wird dadurch viel einfacher für Sie. Über die Online-Anwendung „Datev Meine Steuern“ stellen Sie uns Ihre Belege für die Steuererklärung bequem digital zur Verfügung. Dabei können Sie auch schon eine Vorsortierung vornehmen.
Wo bekomme ich Hilfe außerhalb der Bürozeiten der Steuerkanzlei?
Schicken Sie uns eine E-Mail an info@oettinger-coll.de. Wir beantworten E-Mails immer sehr zeitnah.
Rund um die Uhr finden Sie außerdem zu Unternehmen online auf den Datev-Seiten umfangreiche Informationen:
- Der DATEV-Schulungsbereich ermöglicht Ihnen Orts- und zeitunabhängiges Lernen direkt am Computer oder Tablet gemäß Ihrem individuelles Lerntempo.
- Sie sind Auszubildende oder Auszubildender? Dann gibt es einen Extra-Wissensbereich für Sie.
- Die Datev-Community steht ebenfalls bereit bei Fragen.
Ich möchte etwas mit Ihnen besprechen, kann aber nicht in die Steuerkanzlei kommen. Was nun?
Ganz einfach: Wenn Sie nicht in unsere Steuerkanzlei in Starnberg-Schorn kommen können, melden Sie sich bei Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater und vereinbaren Sie einen Termin für unser „digitales Besprechungszimmer“. Online können wir dann gemeinsam Ihre Fragen durchgehen, fast so, als ob wir zusammen in der Steuerkanzlei in Starnberg sitzen.
Urlaubsanspruch
Wer wieviel Urlaubsanspruch hat und wie dieser berrechnet wird, fällt unter das Arbeitsrecht. Wir dürfen Sie dahingehend leider nicht beraten. Die meisten Fragen dürften sich aber mit einem Blick ins Gesetz aufklären: Bundesurlaubsgesetz
Sie haben spezielle Fragen? Wir können für Sie gerne einen Kontakt zu einem Fachanwalt für Arbeitsrecht herstellen.
Was ist Gehalt?
Als Gehalt wird eigentlich alles bezeichnet, was Ihr Arbeitnehmer von Ihnen erhält; egal ob es sich um Sachzuwendungen (z.B. Unterkunft, Auto) oder Bargeld handelt. Auslagenersatz (wenn der Arbeitnehmer etwas für Sie kauft und Sie es Ihm erstatten) fällt natürlich nicht darunter.
Welche Bestandteile des Gehalts Steuer- und Sozialversicherungspflichtig sind, hängt immer von dem jeweiligen Bestandteil ab. Daher können wir hier keine pauschale Aussage treffen.
Lohnsteuerklassen
Wer welche Steuerklasse hat, hängt von den persönlichen Verhältnissen des Arbeitnehmers ab.
Bei der Lohnabrechnung sind wir als Steuerkanzlei zunächst an die Daten gebunden, die uns vom Finanzamt (über den Abruf mit der Steueridentifikationsnummer) mitgeteilt werden. Sollten die Daten beim Finanzamt nicht stimmen, so können Arbeitnehmer diese bei ihrem zuständigen Finanzamt ändern lassen.
Die Änderung können Sie auch online beantragen.
Mindestlohn
Über das Thema Mindestlohn können Sie sich auf der Website vom Zoll informieren.
Tariflohn
Wer ist an den Tarifklohn gebunden?
Welche Tarifverträge wurden für allgemeinverbindlich erklärt?
Informationen gibt es beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales:
https://www.bmas.de/DE/Themen/Arbeitsrecht/Tarifvertraege/allgemeinverbindliche-tarifvertraege.html
Was ist ein Minijob / eine kurzfristige Beschäftigung?
Laut Minijob-Zentrale ist ein Minijob „eine geringfügige Beschäftigung. Geringfügig bedeutet, dass es eine bestimmte Verdienstgrenze oder bestimmte Zeitgrenzen gibt. Ein Minijobber kann im gewerblichen Bereich oder im Privathaushalt beschäftigt sein.“
Informationen dazu finden auf der Website der Minijob-Zentrale:
Was ist ein Midijob? Was ist die Gleitzonenregelung?
Midijobs – das Arbeitsentgelt im Übergangsbereich / in der Gleitzone
Midijobber zählen zur Gruppe der Geringverdiener. Im Gegensatz zu einem 450-Euro-Minijobber sind sie jedoch mit einem Entgelt zwischen 450,01 Euro und 850,00 (Gleitzone) Euro beziehungsweise (neu ab 01.07.2019) zwischen 450,01 Euro und 1.300,00 Euro (Übergangsbereich) voll sozialversicherungspflichtig. Durch die besonderen Regelungen der Gleitzone / des Übergangsbereichs wird der Übergang aus einer geringfügig entlohnten Beschäftigung, die nur in der Rentenversicherung der Versicherungspflicht unterliegt, zu einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung für Arbeitnehmer beitragsrechtlich gemildert, da nur reduzierte Arbeitnehmerbeiträge zu zahlen sind.
Weitere Informationen:
Verbot der Diskriminierung von Teilzeitbeschäftigten
Ob ein Arbeitnehmer eine oder 40 Stunden in der Woche arbeitet, hat keine Auswirkung auf seine Rechte. Grundsätzlichen haben alle Arbeitnehmer die gleichen Rechte, wie zum Beispiel Anspruch auf bezahlten Urlaub oder Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.
Weitere Informationen: www.gesetze-im-internet.de
Sofortmeldepflicht
Nicht alle Arbeitgeber sind verpflichtet eine Sofortmeldung abzugeben. Wenn Sie nicht sicher sind, können Sie sich auf der Internetseite der Deutschen Rentenversicherung informieren.
Die Unterlassung einer Sofortmeldung oder verspätete Abgabe einer Sofortmeldung ist eine Ordnungswidrigkeit und kann nach den Bußgeldvorschriften des § 111 SGB IV mit einem Bußgeld mit bis zu 25.000,00 € (pro Verstoß) geahndet werden.
Arbeitsvertrag
Zum Thema Arbeitsvertrag dürfen wir Sie aus rechtlichen Gründen leider nicht beraten. Informationen über die Mindestanforderungen finden Sie aber im Nachweisgesetz: www.gesetze-im-internet.de
Muster-Arbeitsverträge können wir Ihnen gerne zur Verfügung stellen. Sollten Sie Bedarf daran haben, dann setzen Sie sich bitte einfach mit uns in Verbindung.
Bitte denken Sie daran, bei Teilzeitkräften (<20 Std pro Woche) die konkrete Arbeitszeit schriftlich zu fixieren. Informationen dazu finden Sie hier: www.gesetze-im-internet.de
Arbeitnehmer:innen mit nicht-deutscher Staatsangehörigkeit
Achtung: Dieses Thema ist ein arbeitsrechtliches, daher dürfen wir Sie als Steuerberater hierzu nicht beraten. Wir können und dürfen Ihnen aber Informationen geben. Daher haben wir einige hilfreiche Links für Sie zusammengestellt.
Grundsätzlich:
www.tk.de
Das Vereinigte Königreich / Großbritannien bleibt rechtlich gesehen bis zum Abschluss der Austrittsverhandlungen Mitglied der Europäischen Union und zwar mit allen Rechten und Pflichten, die sich daraus ableiten.
EU-Länder / EWR-Länder
www.auswaertiges-amt.de
EU-Bürger / EWR-Bürger / Schweizer Bürger
www.bamf.de
Sonderregelung Türkei:
www.123recht.de
Drittländer:
Sollte Ihr Arbeitnehmer nicht aus einem der oben genannten Ländern stammen, so werden weitere Bescheinigungen/Dokumente benötigt.
Die Bundesagentur für Arbeit (BfA) hat dazu ein PDF-Merkblatt herausgegeben, in dem Fragen, Antworten und Tipps für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zusammengestellt sind.
Grundsätzlich sollten Sie Fragen dieser Art mit dem zuständigen Sachbearbeiter des Arbeitnehmers bei der Bundesagentur für Arbeit klären.
Welche Kosten müssen Arbeitgeber tragen?
Zusätzlich zum Bruttogehalt müssen Arbeitgeber auch einen Anteil an die Sozialversicherung für Ihre Arbeitnehmer abführen.
Für die Krankenversicherung wurde der Arbeitgebersatz auf 7,3 % festgefroren. Allerdings müssen Arbeitgeber auch die Hälfte des individuellen Zusatzbeitragssatzes übernehmen, der von jeder Krankenkasse selbst festgelegt wird.
Für die übrigen Versicherung wie Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung werden die Beiträge jährlich neu festgesetzt.
Weitere Informationen dazu finden Sie bei der Techniker Krankenkasse.
Die Unfallversicherung ist einmal jährlich an die Berufsgenossenschaft zu zahlen. Die Höhe der Unfallversicherung hängt von der Berufsgenossenschaft, der Gefahrengruppe und den bezahlten Gehältern ab.
Ich benötige Formulare für das Personalwesen
Schauen Sie in unser Formularcenter, dort haben wir Ihnen eine Reihe von Formularen und Informationen zusammengestellt, darunter Personalfragebögen, Formulare für Sofortmeldungen und Arbeitszeiterfassungsformulare.
*Bitte beachten Sie: In arbeitsrechtlicher Hinsicht dürfen wir Sie nicht beraten. Wir haben Ihnen in solchen Fällen jedoch Informationen zu weiterführenden Quellen zusammengestellt.
